William Thomson Kelvin, un físico matemático, nos enseñó a finales del siglo XIX que “Lo que no se define no se puede medir, lo que no se puede medir no se puede mejorar, lo que no se mejora, se degrada siempre”. Este refrán se ha aplicado en muchos métodos en la actualidad, sobre todo en el método para la mejora de los departamentos dedicados a las compras, a pesar de la situación que la que vivimos hoy.
Todos sabemos que es necesario medir los resultados, desviaciones y los riesgos que pueden conllevar nuestra compañía, para poder obtener todos los datos de las transacciones realizadas en nuestra compañía. La implementación de un sistema de gestión o de medición, nos ayuda a saber todas las transacciones pasadas y también para llevar el inventario de las posibles transacciones futuras, para así tener un buen plan de negocios.
¿En base a que están hechos los sistemas de gestión?
Cada sistema de gestión de una compañía, debe poseer unos varios objetivos concretos y bien definidos en cada uno de los departamentos que maneja. Si todos los departamentos llevan una medición de cada uno de los resultados en relación a las variables posibles, conllevara a que no se pueda realizar una conclusión concreta de las necesidades de la compañía, es decir, si no se implementa un sistema de medición, la compañía en si no podrá llevar una buena gestión de cada uno de sus departamentos y si esta no tiene un objetivo claro y bien definido, no conseguirá resultados beneficiosos, ya que no tendrá una meta que alcanzar.
¿Qué indicadores son recomendables para llevar acabo mi sistema de gestión?
Actualmente muchas compañías cometen el erro de implementar todo el tipo de indicadores que hay, sin tener en cuenta si son de un alto interés o si pueden producir un aumento del porcentaje de ganancia de la compañía.
A la hora de elegir seleccionar los indicadores que deseas implementar en tu compañía, primero debes saber cuales son los tipos de identificadores que pueden generar un aumento de valor de la empresa.
Para muchas compañías en general, es beneficiosa la implementación de un cuadro AD HOC, para poder saber cuáles son los parámetros que se necesitan implementar en nuestra compañía, para así no depender directamente de indicadores, que posiblemente no nos generen una ganancia.
Es fundamental tener en consideración a la hora de crear un cuadro de mando, es el de hacerlo con una búsqueda de simplicidad para leer sus datos, interpretación y presentación. Es importante crear un cuadro de mando que todos los empleados de la compañía sean capaces de leer y entender a la perfección.
¿Es importante tener en el cuadro de mando las mediciones de productividad en el departamento?
Es importante hacerlo, debido a que esto permite que no solo el director de la compañía, sino todos los empleados que la componen puedan llevar un seguimiento de los objetivos cumplidos y los que se desean cumplir en un futuro no muy lejano. También sirve para saber el nivel o grado de productividad que posee cada uno de los empleados que trabajan en cada departamento.
Muchas compañías en sus departamentos de compras cometen el error de implementar algunos indicadores que solo se dediquen al ahorro, pero la implementación de estos indicadores puede causar un problema en la compañía, debido a que los empleados se dedicaran a la aplicación de bajos precios, ocasionando que, al recudir los precio para ahorrar, pueden conllevar a que se contraten promovedor que brindan un rendimiento de baja calidad.
¿Cuáles son las ventajas de poseer un cuadro de mando?
Una de las ventajas más destacables de poseer un cuadro de mando es el tener una visibilidad de todo lo que se maneja en los departamentos de nuestra compañía de forma rápida, simplificada y entendible por todos. Hoy en día existen múltiples herramientas de Business inteligence, que nos realizar la lectora de los datos de forma automática y así presentarlos de una forma formal e intuitiva. Algunas de las propiedades que debe poseer un cuadro de mando para garantizar un buen manejo de un departamento de la compañía son:
- Obtener los datos de varias fuentes de información
- Poseer un punto central de información totalmente confiable
- Tener alineados los objetivos estratégicos de la compañía
- Ser la solución que responda a las distintas necesidades de la empresa